Vollmondig genießen!

Die Idee

Der Vollmond hat immer schon eine Faszination auf die Menschen ausgeübt. Auch in der Landwirtschaft spielen die Mondphasen eine Rolle (z. B. bei Aussaat, Ernte und Wettervorhersagen). In der Bio-Vollmondnacht präsentieren sich Menschen, Tiere und Nahrungsmittel aus ökologischem Anbau einmal in einem ganz anderen (Mond)-Licht. Von "Mond-Cocktails" über "Mond-Pizzen" bis hin zu Bio-Bier, das bei Vollmond gebraut wurde, werden die Besucher nicht nur geschmacklich in den Bann des Mondes gezogen, denn die Vollmondatmosphäre ist ein idealer Rahmen für ein Open-Air-Fest mit live-Musik, Tanzimprovisation, Feuerkünstlern usw.

Die Planung

Mögliches Programm:

• Liveauftritt einer (Jugend-) Band
• Tanzimprovisation
• Auftritt von Feuerkünstler oder Zauberer
• Mondscheinspaziergang durch die Felder
• Strohballen-Labyrinth für Kinder
• Gewinnspiel zum Thema Öko-Landbau

Verpflegung:

Einfallsreiches Angebot an kulinarischen Köstlichkeiten: z. B. Fingerfood in Form von "Mond-Pizzen" und "Mond-Bio-Burgern" zusammenstellen; "Mond-Cocktails", "Vollmond-Zaubertrank" für Kinder mixen

Sonstige Tipps:

Wetterunabhängige Variante vorsehen: bei Regen Verlagerung der Veranstaltung in die Scheune oder sonstige überdachte Räumlichkeiten bereithalten (Zelte etc.). Stellen Sie den Künstlern/ Musikern einen Raum zum Umziehen/ Vorbereiten zur Verfügung.

Kosten:

• Bewirtungskosten (ggf. Unkostenbeitrag von fünf Euro festsetzen) ggf. Personalkosten für zusätzliche Hilfskräfte am Aktionstag
• Kosten für Musik, Feuerkünstler etc., Technik; je nach Künstler, ca. 500 bis 1.000 Euro
• GEMA-Gebühren (www.GEMA.de)
• Gegebenenfalls Kosten für Bescheinigung nach § 43 Infektionsschutzgesetz (40 Euro)
• Dekoration wie Lampions, Fackeln etc.
• Preise fürs Gewinnspiel, z. B. Mondkalender

Lokale Medienarbeit

Veranstaltungskalender/ Anzeigenblätter/ Tageszeitung rechtzeitig auf die Bio-Vollmondnacht und besondere Programmpunkte hinweisen sowie Einladung an die Medien verschicken.

Personalbedarf:

Betriebsleiter als Ansprechpartner und mindestens zwei Mitarbeiter für die Bewirtung, ein Ansprechpartner, der sich um Musik, Technik und Künstler kümmert; ab einer Besucherzahl von mehr als 60 Personen sollte ein weiterer Mitarbeiter einsatzbereit sein.

Kontaktsuche/ Kooperationspartner

• Für die Auswahl der Bands und Künstler Jugendzentren sowie Kulturveranstalter der Stadt ansprechen (oder im Bekanntenkreis nachfragen)
• Fragen Sie Brauereien, Getränkefirmen, Bio-Bäckereien und Bio-Metzgereien sowie Naturkostläden in Ihrer Region nach Kooperations- oder Sponsoringmöglichkeiten (Kooperationspartner werden auf Handzetteln und Einladungen erwähnt).

Rechtliche Aspekte

• Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Ordnungs- und Gesundheitsamt Ihrer Kommune in Verbindung und erkundigen Sie sich nach den Bedingungen für den "Ausschank" bzw. Verkauf von Speisen und Getränken.
• Haftpflichtversicherung: Prüfen Sie bei Ihrer Versicherungsgesellschaft, ob und wie Hoffeste und deren Helfer mitversichert sind.

Die Checkliste

Zehn bis zwölf Wochen vorher

• Genauen Veranstaltungstag festlegen (unmittelbar in der Vollmondzeit)
• Zielgruppe festlegen, ungefähre Teilnehmerzahl kalkulieren
• Kooperationsmöglichkeit mit Bio-Bäckereien, Bio-Metzgerei, Brauerei etc. prüfen
• Kostenangebote einholen für: Band und/ oder Künstler, Technik, Versicherungen

Acht Wochen vorher

• Band, Künstler engagieren
• Kosten kalkulieren (Bewirtung, Entertainment, Preise für Gewinnspiel, Ausstattung, Dekoration)
• Gegebenenfalls Unkostenbeitrag festlegen
• Programm festlegen
• Einladungsverteiler erstellen (wenn vorhanden, auf der Grundlage der Kundendatei)
• neue Zielgruppen einladen (Jugendeinrichtungen, Vereine usw.)
• Ankündigung der Veranstaltung im Veranstaltungskalender der Kommune, Stadtmagazine informieren
• Plakat gestalten oder Angebote einholen

Sechs Wochen vorher

• Endgültiges Angebot/ Mengen an Speisen und Getränken festlegen
• Für Speisen und Getränke, die nicht gesponsert werden, Lieferanten suchen und Angebote vergleichen

Vier Wochen vorher

• Presseinformation über die Bio-Vollmondnacht mit Hintergrundinformation zum Vollmond und Öko-Landbau verschicken
• Plakate/ Handzettel drucken und verteilen bzw. aufhängen
• Persönliche Einladungen (Kundendatei etc.) verschicken

Drei Wochen vorher

• Endgültiges Programm erstellen und ggf. mit Kooperationspartnern abstimmen
• Ablaufplan Künstlern zukommen lassen
• Unterstellmöglichkeiten bei Regen z. B. Zelte organisieren
• Bühne, Tische, Bänke, Stühle, Geschirr organisieren

Zwei Wochen vorher

• Auf- und Abbauteam zusammenstellen
• Aushilfen engagieren
• Dekoration besorgen

Eine Woche vorher

• Nochmals Ankündigung/  Presse-Mitteilung mit Hinweis auf besondere Programmpunkte an die Tageszeitung/ Anzeigenblätter verschicken
• Programm vervielfältigen
• Letzte Details mit Lieferanten und Kooperationspartnern klären
• Beschilderung für Veranstaltungsort vorbereiten
• Parkplatzmöglichkeiten organisieren