Die Idee
Zur Weinblüte im Juni veranstalten Sie ein Weinblütenfest. Unterstützt von der Dorfgemeinschaft und Kolleginnen und Kollegen sorgen Sie auf Ihrem Betrieb und mit einem Festumzug für "blühendes Leben". Mit einer Veranstaltung im Frühsommer heben Sie sich dabei von den zahlreichen Weinfesten im Spätsommer/ Herbst ab.
Die Planung
Mögliches Programm
- 11:00 Uhr: Frühschoppen und Betriebsführung (zum Beispiel durch die Weinkeller) oder sonstiges Rahmenprogramm wie Live-Musik, Spiele für Kinder
- 15:00 Uhr: Festumzug durch das Dorf
- 17:00 Uhr: Wahl der Bioweinblütenkönigin, Kostümwettbewerb für Groß und Klein
- 18:00 Uhr: Große Weinverkostung, dazu Unterhaltung mit Straßenmusikanten
- 20:30 Uhr: Dorffete mit zünftiger Blasmusik
Verpflegungstipps
- Verschiedene Weine, Sekt und Weinschorle aus ökologischer Erzeugung und nicht-alkoholische Getränke; besonderes "Highlight": Bowle aus Weinblüten
- Deftiges: zum Beispiel Käse- und Schmalzstullen, Roggenbrot mit Leberwurst oder Salami, saure Gurken, Handkäse; am besten herzhafte regionale Brotzeit-Spezialitäten
Personalbedarf
Betriebsleitung als Ansprechpartner sowie Mitarbeitende für Führungen, Verpflegung, Programm, Betreuung von Spielen für Kinder etc. Bitten Sie unbedingt Kooperationspartner aus dem Ort und Kolleginnen und Kollegen um personelle Unterstützung. Pro circa 20 Gäste sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Kosten
- Kosten für Genehmigungen
- Kosten für Musik (Gage, GEMA-Gebühren),
- Festumzug (zum Beispiel Wagenschmuck), sonstiges Rahmenprogramm
- Gegebenenfalls Personalkosten für zusätzliche Aushilfen
- Gegebenenfalls Ausleihgebühren für Zelte, Biertische und -bänke
Lokale Medienarbeit
Regen Sie die lokalen Medien bereits im Vorfeld des Weinblütenfests zu einer Reportage, einem Betriebs- oder Personenporträt an. Laden Sie die Presse zum Beispiel vorher zu einer exklusiven Weinprobe ein.
Kontaktsuche/ Kooperationspartner
Suchen Sie sich für eine Veranstaltung dieser Größe frühzeitig Unterstützung: Laden Sie Koleginnen und Kollegen, die Gemeinde, Vereine, Betriebe, Schulen, Kirche etc. zum Mitwirken ein. Die Kontaktaufnahme im ländlichen Raum läuft bekanntlich am besten auf persönlicher Ebene. Suchen Sie weitere Biobetriebe, Biohändler etc. in der Region, die Produkte sponsern oder verkaufen könnten und/ oder bei der Organisation mithelfen.
Rechtliche Aspekte
- Bei der Kommune Informationen einholen über Auflagen, erforderliche Anmeldungen und Genehmigungen für die Veranstaltung auf dem Betriebsgelände, unter aanderem für den Verkauf von Lebensmitteln (Schankerlaubnis, Bescheinigung des Gesundheitsamtes); mit der Kommune auch Sicherheitsauflagen (Präsenz von Feuerwehr, Sanitätsdienst) besprechen
- Mit Betriebshaftpflichtversicherung klären, ob im konkreten Schadensfall, zum Beispiel bei Unfällen, genügend Versicherungsschutz besteht
- Für musikalische Aufführung in der Öffentlichkeit müssen Gebühren an die GEMA entrichtet werden: www.gema.de
- Von allen Kooperationspartnern gegebenenfalls schriftlich bestätigen lassen, dass sie auf eigenes Risiko mitmachen
- Die Kommune bitten, die Verantwortung für den Festumzug als Veranstalterin zu übernehmen. In jedem Fall muss der Umzug rechtzeitig der örtlichen Polizei gemeldet werden.
Die Checkliste
Ein Jahr vorher
- Persönlichen Kontakt zur Gemeinde (Bürgermeister etc.) aufnehmen und um Unterstützung "werben"; im Dialog mit der Kommune frühzeitig auch rechtliche Fragen (Genehmigungen, Versicherungen etc.) klären
- Bio-Kolleginnen und -Kollegen aus der Region zum Mitmachen einladen
- Vertretungen von örtlichen Vereinen, Unternehmen, Schulen, Kirche etc. persönlich ansprechen, ob Sie am Umzug oder darüber hinaus mitwirken wollen; dabei alle Ansprechpartner zum "Weitersagen" auffordern, damit sich die Idee herumspricht
- Termin festlegen und klären, ob es "Konkurrenzveranstaltungen" im Ort oder in der Nähe gibt Musiker und Bands anfragen und frühzeitig blocken
- Frühzeitig Informationen über Versicherungsfragen, Auflagen etc. einholen
Zwölf Wochen vorher
- Potenzielle Kooperationspartner zu einer gemeinsamen Planungsbesprechung auf den Betrieb, in einen Gasthof etc. einladen (im Verlauf der Planung und Organisation sind weitere Besprechungen mit den Kooperationspartnern in größerer oder kleinerer Runde nötig.)
Zehn Wochen vorher
Planungsbesprechung mit Kooperationspartnern:
- Gemeinsame Planung des Festumzugs: Welche Route? Wer nimmt teil? Welche Wagen und Fußgruppen gibt es? Wer kann Kostüme (zum Beispiel "Weingott Bacchus") beschaffen? (Sollten die Kostüme aufwändiger gestaltet werden, muss ein längerer Vorlauf als zehn Wochen eingeplant werden.)
- Planung des weiteren Programms und der Verpflegung: Wo, wann, was findet statt? Welche Verpflegung? Wer übernimmt was?
- Verteilung weiterer Aufgaben (unter anderem Plakatwerbung, Öffentlichkeitsarbeit, Hilfe beim Schmücken, Aufbauen und Aufräumen)
- Klärung finanzieller und rechtlicher Fragen
- Ergebnisse der Besprechung protokollieren und allen Beteiligten zuschicken
- Mit örtlicher Polizei wegen Umzug sprechen (notwendige Verkehrsregelungen, Parkplatzmöglichkeiten etc.) und Umzug anmelden
Acht Wochen vorher
- Teilnehmerzahl kalkulieren
- Programmablauf festlegen; Personal für Programmpunkte (vorallem Beaufsichtigung für Kinderspiele) suchen
Sechs Wochen vorher
- Ankündigungsplakate ebziehungsweise Handzettel gestalten, kopieren und verteilen (lassen)
- Getränke- und Speiseangebot festlegen, Mengen kalkulieren (Erfahrungswert: Getränkemenge für circa drei Stunden circa 0,35 Liter Wein pro Person/ alternativ nicht-alkoholische Getränke)
- Endgültig feststellen, was Kooperationspartner zur Verpflegung beisteuern und kalkulieren, was an Ware zusätzlich bestellt werden muss
Vier Wochen vorher
- Lokale Medien zu einem Vorbericht anregen und gegebenenfalls zu exklusiver Weinprobe einladen
- Bestellungen für Verpflegung aufgeben; gegebenenfalls Tische, Bestuhlung, Sonnenschirme, Zelte, Dekorationsmaterial organisieren/ beschaffen
Zwei Wochen vorher
- Endgültige Aufstellung des Festumzugs festlegen
- Mitarbeiter, Aushilfen etc. fest engagieren und einteilen
Eine Woche vorher
- Letzte Details mit Kooperationspartnern klären
- Lokale Medien zum Fest einladen
- Letzte Vorbereitungen auf dem Betriebsgelände beginnen (Aufbau, Dekoration etc.)
