Großverbraucher


Qualitätssicherung beim Einsatz von Bioprodukten

Porträt Jacqueline Müller. Klick führt zu Großansicht im neuen Fenster.
"Mit stichprobenartigen Kontrollen versuchen wir den zeitlichen Aufwand in Grenzen zu halten", so Jacqueline Müller, Leiterin der zentralen Kontrollgruppe in der Berliner Senatsverwaltung. Bild: privat

Das Qualitätsmanagement bei der Verwendung von Biolebensmitteln in der Gemeinschaftsverpflegung ist ein unter Insidern intensiv diskutiertes Thema. Auch bei den 17 Mitgliedern des Netzwerkes der deutschen Biostädte steht diese Frage auf der Tagesordnung. Bislang kann noch niemand hier ein ausgereiftes und in der Praxis bewährtes Konzept vorweisen. "Da stehen wir alle noch am Anfang", räumt Dr. Werner Ebert von der Biostadt Nürnberg ein. Doch viele Kommunen arbeiten hier an Lösungen und sammeln Erfahrungen. In Berlin hat die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe 2013/2014 eine zentrale Kontrollgruppe eingerichtet, die öffentliche Auftraggeber dabei unterstützt, dass die im Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) vorgeschriebenen Auflagen sowie die damit verbunden vertraglichen Verpflichtungserklärungen seitens der Auftragnehmer und ihrer Nachunternehmen eingehalten werden. Seit dem Frühjahr 2018 prüft diese Kontrollgruppe auch die vereinbarten Bio-Anteile beim Mittagessen in Grundschulen. Die Ökolandbau-Redaktion sprach dazu mit Jacqueline Müller, der Leiterin dieser Kontrollgruppe.

Oekolandbau.de: Was unternimmt das Land Berlin um sicherzustellen, dass die in Ausschreibungen für die Schulspeisung vertraglich vereinbarten Bio-Anteile eingehalten werden?

Jacqueline Müller: Als Dienstleister für die öffentlichen Auftraggeber des Landes Berlin schauen wir uns zunächst einmal die Ausschreibungsunterlagen und vereinbarten Leistungen im Leistungsverzeichnis sowie dem geschlossenen Vertrag genau an. In Berlin ist für das Schulessen vorgesehen, dass Cateringunternehmen einen Mindestanteil von 15 Prozent des monatlichen Wareneinsatzes in Bioqualität verwenden. Öffentliche Auftraggeber und Catering-Unternehmen können aber auch höhere Bio-Anteile vertraglich vereinbaren. Anschließend fordern wir bei den Auftragnehmern die entsprechenden Nachweise schriftlich an. Unter anderem nehmen wir Einblick in die Lieferantenlisten, die Informationen zu Lieferketten und Subunternehmen, aktuelle Bio-Zertifikate, Speisepläne und Buchhaltungsunterlagen. Falls die Unternehmen uns diese Informationen beispielsweise aus Datenschutzgründen nicht alle schriftlich liefern können, vereinbaren wir einen Vor-Ort-Termin.

Oekolandbau.de: Für welchen Zeitraum untersuchen Sie den Wareneinsatz?

Jacqueline Müller: Wir haben uns dazu entschlossen, den Aufwand in Grenzen zu halten und stichprobenartige Kontrollen durchführen. Dazu lassen wir uns die Unterlagen für einen ausgewählten Monat schicken und prüfen dann den Wareneinsatz und -einkauf für Gerichte mit Bio-Komponenten an einzelnen Tagen. Der Bio-Anteil selbst wird jedoch auf den gesamten Monat berechnet, da eine rechnerische Aufspaltung auf einzelne Tage nicht kontrollierbar ist.

Oekolandbau.de: Wie reagieren die Catering-Unternehmen auf diese Kontrollen?

Jacqueline Müller: Bisher machen wir ausschließlich positive Erfahrungen. Die Caterer sind aufgeschlossen für dieses Verfahren und arbeiten konstruktiv mit uns zusammen. Allerdings berichten einzelne, dass dies für sie mit einem nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Vor allem kleinere Cateringunternehmen arbeiten noch nicht alle mit einer IT-gestützten Buchhaltung, aus der sie über Kostenstellen ohne großen Aufwand die Kosten für die eingesetzten Biowaren ermitteln können. Wer noch händisch einzelne Buchungen aus Haushaltsbüchern heraussuchen muss, hat natürlich einen höheren Aufwand und die Nachweiserbringung wird erschwert.

Lieferschein unter der Lupe. Klick führt zu Großansicht im neuen Fenster.
Bei den Kontrollen zur Qualitätssicherung werden vor allem die schriftlichen Dokumente unter die Lupe genommen. Bild: Andreas Greiner

Oekolandbau.de: Wie groß ist der zeitliche Aufwand für eine Kontrolle und wer trägt die Kosten?

Jacqueline Müller: Die einzelne Prüfung erstreckt sich im Regelfall über einen Zeitraum von etwa fünf bis acht Wochen. Bei größeren Verfahren oder Hinzuziehung von Nachunternehmen verlängert sich der Prüfungszeitraum entsprechend. Sowohl für den öffentlichen Auftraggeber wie auch für das Catering-Unternehmen fallen keine Verwaltungsgebühren oder ähnliches an. Allerdings müssen die Auftragnehmer sowie Nachunternehmen den personellen und zeitlichen Aufwand und gegebenenfalls kleiner Kosten wie für das Kopieren und Bereitstellen der Unterlagen selbst tragen.

Oekolandbau.de: Was passiert, wenn die Prüfung ergibt, dass ein Unternehmen nicht alle Vorgaben erfüllt?

Jacqueline Müller: Nach unserer Prüfung erhält der öffentliche Auftraggeber einen Bericht, und auch das Cateringunternehmen informieren wir über die wichtigsten Ergebnisse. Im Falle von Beanstandungen sieht das BerlAVG einen Katalog an möglichen Sanktionen vor. Diese reichen von einer Abmahnung über Vertragsstrafen in Höhe von einem Prozent des Auftragswertes bis hin zu einer Kündigung des Vertrages oder einer zeitlich befristeten Sperrung im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis des Landes Berlin. In der Praxis sind solche härteren Sanktionen jedoch selten. In der Regel erteilt der öffentliche Auftraggeber seinem unmittelbaren Vertragspartner, dem Auftragnehmer, zunächst eine Abmahnung und weist diesen darauf hin, die vertraglich vereinbarten Leistungen einzuhalten. Sofern ein Nachunternehmen die vertraglich vereinbarten Verpflichtungen nicht eingehalten hat, steht der Auftragnehmer nach den gesetzlichen Regelungen des BerlAVG dafür ein. Eine Rückforderung von beispielsweise Schadensersatzansprüchen kann der Auftragnehmer gegenüber seinen Nachunternehmen im Rahmen des zivilrechtlichen Innenausgleichs im eigenen Vertragsverhältnis erwirken. Die Kontrollgruppe selbst darf jedoch keine Sanktionen erteilen und ahnden, da wir nicht mit hoheitlichen Befugnissen ausgestattet sind.

Oekolandbau.de: Wie lautet ihr persönliches Fazit?

Jacqueline Müller: Wenn man sich auf stichprobenartige Kontrollen bezieht, ist das alles in der Praxis umsetzbar. Entscheidend ist, dass die Cateringunternehmen genau erfahren, was wir von ihnen wissen möchten. Dazu haben wir auf Basis der Leistungsverzeichnisse einen Kriterienkatalog erstellt, an dem wir uns orientieren. Wir sind bestrebt, eine für beide Seiten praktikable und effiziente Vorgehensweise zu finden. Da wir jedoch noch Erfahrungen im Bereich des zu prüfenden Bio-Anteils in der Schulspeisung sammeln, werden wir unser System sicher noch weiter optimieren.