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Ablauf einer Bio-Kontrolle bei Handelsunternehmen

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Zahlreiche Dokumente werden bei der Ökokontrolle auf Plausibilität geprüft.
Quelle: BLE

Wer Biolebensmittel handeln möchte, muss sich von einer anerkannten Öko-Kontrollstelle zertifizieren lassen. Ausnahme sind Einzelhändler, die in direktem Kundenkontakt stehen und nur verpackte "Selbstbedienungsware" anbieten. Alle anderen, auch Online-Händler, Großhandelsunternehmen und Streckengeschäftler unterliegen der Kontrollpflicht. Auch Einzelhändler und Betreiber von Marktständen, die ein Lager besitzen, das sich nicht direkt bei der Verkaufsstätte befindet, müssen sich dem Kontrollverfahren unterstellen.

Alle für Händlerinnen und Händler zugelassenen Kontrollstellen finden Sie in unserer Kontrollstellenliste mit der Kennzeichnung für den Bereich C "Handel mit Drittländern" beziehungsweise D "Vergabe an Dritte". Die Kosten für die Zertifizierung sind aufwandsbezogen, variieren aber je nach Kontrollstelle. Es ist durchaus sinnvoll, die Angebote und Konditionen von verschiedenen Kontrollstellen zu vergleichen. Hinzu kommen die Kosten für eine mögliche Mitgliedschaft und Zertifizierung für einen der Ökoanbauverbände. Bei Filialunternehmen erhält das gesamte Unternehmen ein Zertifikat, eigenständige Kaufleute aber benötigen jede ihr eigenes Öko-Zertifikat.

Erstinspektion des Biobetriebes

Bei der Ersterhebung nimmt die Kontrolleurin oder der Kontrolleur alle Grunddaten des Betriebes auf und gleicht die Daten mit einem Anforderungskatalog der EU-Rechtsvorschriften für den ökologischen Landbau ab. So wird geprüft, ob alle Anforderungen der EU-Vorgaben eingehalten werden und was eventuell geändert werden muss. Der Betrieb muss diesen Anforderungskatalog dann umsetzen, was bei der nächsten Inspektion überprüft wird.

Bei der Ersterhebung wird außerdem ausführlich über die Einhaltung der Vorgaben informiert, um weitere Kontrollabläufe zu erleichtern. Außerdem wird ein Zertifizierungsvertrag abgeschlossen, und die Kontrollstelle meldet das Unternehmen an die zuständige Behörde in dem jeweiligen Bundesland.

Welche Dokumente sind erforderlich?

Die Menge der zugekauften Bioprodukte oder -rohstoffe muss zur Vermarktungsmenge der Bioprodukte oder -rohstoffe passen. Das soll anhand der betrieblichen Aufzeichnungen nachvollziehbar sein. Dazu sind folgende Belege bereit zu halten:

  • Lieferscheine und Rechnungen: Der Wareneingang sowie der -ausgang sind mit Lieferscheinen und Rechnungen zu dokumentieren.
  • Kundenliste: Sofern es sich nicht um Endverbraucherinnen und Endverbraucher handelt, müssen aus den Verkaufsaufzeichnungen die Kundinnen und Kunden hervorgehen.
  • Das Lagerbuch soll Aufzeichnungen über die Art und die Mengen der in den Betriebsstätten gelagerten ökologischen Erzeugnisse einschließlich Wareneingangsprüfung enthalten.
  • Rückstandsanalysen: Die Ergebnisse von Rückstandsanalysen gehören ebenfalls zur betrieblichen Dokumentation.
  • Mengenflussnachweise: Belege für Wareneingang, eventuell Zwischenlagerung und Warenausgang.
  • Bio-Zertifikate der Lieferanten: Für alle Lieferanten und Abnehmer muss nachgewiesen werden, dass sie über ein gültiges Bio-Zertifikat verfügen. Da sich die Zertifikate ändern können, müssen sie regelmäßig zum Beispiel über die Online-Datenbank der Konferenz der Kontrollstellen (KdK) oder auch die internationale Datenbank von bioc.info geprüft werden.
  • Produktbezogener Hinweis über Bioqualität: Die Bescheinigung des Lieferanten ist keine Garantie, dass ausnahmslos Bioware geliefert wird. Notwendig ist zusätzlich ein produktbezogener Biohinweis auf Lieferschein und Rechnung. Die gelieferten Bioprodukte sollten auf allen zugehörigen Dokumenten (zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Frachtpapiere) als Ökoware ausgewiesen sein. Wird die Ware in geschlossenen Gebinden (zum Beispiel Kartons) transportiert, sollten diese mit Namen und Anschrift des Lieferanten, der Produktbezeichnung mit Ökohinweis und der Code-Nummer der Öko-Kontrollstelle des Lieferanten versehen sein.
  • Für Importeure: Kopien der Vermarktungsermächtigungen bei Drittlandsimporten.
  • Verzeichnis der Lagerhalter

Konventionell und Bio – nachvollziehbar getrennt?

Bei der parallelen Vermarktung von bio- und konventionellen Produkten sind grundsätzlich folgende Anforderungen zu prüfen:

  • Jeder Vermischung oder Verunreinigung auch mit unzulässigen Betriebsmitteln zum Beispiel Lagerschutzmitteln ist auszuschließen. In der Regel sind die Ökochargen die ersten nach der Reinigung der Anlagen.
  • Zeitlich oder räumlich getrennte Lagerung und Verarbeitung ist erforderlich. Für die Lagerung benötigen Sie keinen eigenen Lagerraum. Wichtig ist, dass Biorohware als auch Biofertigprodukte jederzeit eindeutig zu identifizieren sind.
  • Jederzeit ist eine eindeutige Kennzeichnung der Produkte notwendig, um ein Vertauschen zu vermeiden

Nachfolgende Inspektionen

Die Dauer der Inspektion hängt stark von der Vorarbeit der Betriebsleitung und der Komplexität des Betriebes ab. Sie kann von einem halben bis zu zwei Tagen dauern. Eine sorgfältige Buchhaltung kann die Inspektionszeit verkürzen und damit die Kontrollkosten verringern. Die Audits stützen sich im Wesentlichen auf drei Elemente:

  • Betriebsbegehung, mit dem Kontrollschwerpunkt auf der Umsetzung der vorher beschlossenen Maßnahmen,
  • Prüfung der Buchführung und Nachvollziehbarkeit der Warenströme,
  • fertige Produkte im Verkauf mit Etikettierung und Kennzeichnung.

Die Inspektion wird dokumentiert und anschließend von Kontrolleurin oder Kontrolleur sowie Betriebsleitung mit Unterschrift bestätigt.

Bei der jährlichen Kontrolle werden die Warenflüsse geprüft, außerdem Veränderungen seit der vorherigen Kontrolle. Diese Folgeaudits können angekündigt oder unangekündigt stattfinden. Die Häufigkeit richtet sich in der Regel nach der Risikoklasse, in das die Kontrollstelle das Unternehmen eingestuft hat.


Letzte Aktualisierung: 28.09.2016