Bio-Kontrolle

Die durch einen abgeschlossenen Kontrollvertrag zuständige Kontrollstelle ist dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Bio-Kontrolle (Audit) im betreffenden Betrieb durchzuführen. Dieser Termin wird in der Regel durch die Kontrollstelle angekündigt; es besteht aber auch die Möglichkeit, dass eine Auditorin oder ein Auditor unangekündigt vorbeikommt.

Diese Kontrolle besteht in der Regel aus folgenden Elementen:

• Eingangsbesprechung
• Besprechung der Betriebsbeschreibung
• Durchsprechen der Abläufe
• Sichtung der Lieferantenliste und der aktuellen Bescheinigungen
• Sichtung der Wareneingangskontrolle
• Betriebsrundgang – Lager + Verkaufsraum (falls vorhanden)
• Sichtung der Kennzeichnung
• Berechnung eines Warenflusses (entfällt bei einer Erstkontrolle)
• Zeit für den Auditor für die Berichtserstellung
• Abschlussbesprechung

Abschließend erstellt der Auditor oder die Auditorin einen Bericht.

Mögliche Abweichungen zu den Anforderungen der Verordnung werden in diesem Bericht aufgelistet. Des Weiteren werden Korrekturmaßnahmen und Fristen für die Behebung der Abweichung festgelegt. In einem Abschlussgespräch nach der Kontrolle werden die einzelnen Punkte von der Auditorin oder vom Auditor erläutert.

Der Bericht geht an die Kontrollstelle und wird dort von einer weiteren Person überprüft. Nach abgeschlossener Prüfung bzw. nach Einreichung von Belegen für die durchgeführten Korrekturmaßnahmen, wird ein neues Bio-Zertifikat ausgestellt oder ein bestehendes verlängert.

Die Kontrollstellen sind dazu verpflichtet, unangekündigte Stichprobenkontrollen durchzuführen. Diese sind in der Regel wesentlich kürzer als die Jahreskontrollen und greifen einzelne Punkte aus der EU-Öko-Verordnung auf.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Die Kontrollstellen pflegen für jedes bei ihnen angemeldete Unternehmen eine Akte, welche auf Anforderung auch an die zuständige Landesbehörde weitergegeben wird.

Diese Akte enthält in der Regel folgende Informationen:

• eine ausgefüllte Betriebsbeschreibung (das Format wird durch die Kontrollstelle bereitgestellt)
• einen Nachweis der Rechtsform (je nach Art des Unternehmens: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Gesellschaftervertrag, etc.)
• einen Grundrissplan vom Laden / Lager
• eine aktuelle Sortimentsliste; aus welcher eindeutig ersichtlich ist, welche Produkte biologisch / ökologisch erzeugt sind und welche nicht
• eine aktuelle Lieferantenliste
• eine Übersicht über Subunternehmer (zum Beispiel Lohnlager)
• ein Vorsorgekonzept zu den sogenannten Bio-Kritischen-Kontrollpunkten und Vorsorgemaßnahmen

Die Betriebsbeschreibung ist das zentrale Dokument, in welchem die Stammdaten des Unternehmens (wie beispielsweise Anschrift, Rechtsform, Ansprechpartner für die Bio-Kontrollstelle) und die für den Betrieb relevanten Informationen (wie beispielsweise Abläufe im Unternehmen) abgefragt werden.

Wenn das Handelsunternehmen seine Ware bei einem anderen Unternehmen einlagert, dann vergibt es Tätigkeiten an Dritte, so genannte Subunternehmer. Dies muss in der Betriebsbeschreibung ebenfalls erfasst werden.

Um bereits bei der Erstkontrolle Zeit zu sparen, sollte dieses Dokument vom Unternehmen vorbereitet werden. Es wird dann mit der Auditorin, dem Auditor bei der Erstkontrolle detailliert durchgegangen. Offene Punkte können im Gespräch geklärt und ergänzt werden.

Für das Pflegen der Betriebsbeschreibung sind die Unternehmen verantwortlich. Wesentliche Änderungen (beispielsweise wenn der Ansprechpartner für die Kontrollstelle wechselt oder sich die Rechtsform ändert.) müssen vom Unternehmen unverzüglich an die Kontrollstelle gemeldet werden.

Bei den folgenden Kontrollen wird die Betriebsbeschreibung erneut durchgesprochen und abgeprüft, ob diese noch auf dem aktuellen Stand ist.

Was ist das Vorsorgekonzept zu den bio-kritischen Kontrollpunkten (BKKP)?

Hier beschreibt das Unternehmen seine einzelnen Prozesse von der Warenbeschaffung, über die Warenannahme und Lagerung bis hin zum Warenausgang. Es wird ermittelt, ob es in den einzelnen Schritten Risiken für die Bio-Integrität der Ware gibt. Falls Risiken ermittelt werden, müssen im Unternehmen Maßnahmen festgelegt und umgesetzt werden, um das Risiko zu eliminieren oder zumindest auf ein annehmbares Maß zu reduzieren.

Hierfür hat das FiBL (Forschungsinstitut für biologischen Landbau) einen entsprechenden Leitfaden zur Erstellung veröffentlicht:  Organic Eprints - Praxisleitfäden für Bio-Unternehmen zur Umsetzung des Artikels 28 Absatz 1 der Öko-Verordnung (EU) 2018/848 (orgprints.org).

Im Rahmen der Bio-Kontrolle werden die Angaben im Vorsorgekonzept/BKKP auf Plausibilität hin geprüft.

Was muss das Unternehmen bei der Warenbeschaffung beachten?

Alle Lieferunternehmen, von denen ein Handelsunternehmen Bio Ware bezieht, müssen selbst ebenfalls bio-zertifiziert sein.

Idealerweise prüft das Unternehmen vor dem Einkauf, ob das Lieferunternehmen ein gültiges Bio-Zertifikat hat.

Für deutsche Unternehmen kann diese Prüfung über die Datenbank des Bundesverband der Öko-Kontrollstellen erfolgen. .

Falls in den Datenbanken kein Eintrag gefunden wird, kann das Bio-Zertifikat auch bei den Unternehmen direkt angefordert werden. Viele Unternehmen bieten die Zertifikate auch zum Download auf ihrer Homepage an.

Es muss nicht zwingend ein Regal oder ein gesamter Bereich nur für Bio- Produkte ausgewiesen werden. Eine geschlossene Verpackung und eindeutige Kennzeichnung kann auch als deutliche Trennung angesehen werden.

Am besten wird die Ware im original gekennzeichneten Gebinde gelagert. Wenn aus Vorratsschutzgründen die Ware umgefüllt wird, dann sollten die Lagereinheiten sauber nachvollziehbar beschriftet sein und idealerweise die Originaletiketten aufgehoben werden; also mindestens Produktname und MHD. Manchmal ist zusätzlich eine Info über die Charge und die Lieferantin oder den Lieferanten, sowie die Angabe des Ursprungs sinnvoll.

Wie funktioniert die Warenflussberechnung?

Zentrales Element jeder Bio-Kontrolle ist die Warenflussberechnung. Es muss exemplarisch an einem oder mehreren Produkten belegt werden, dass das was als Bio-Ware verkauft wurde, auch als Bio-Ware eingekauft wurde. An welchen Produkten dies belegt wird, wählt die Auditorin oder der Auditor spontan bei der Kontrolle aus. In der Regel geht man hier vom letzten belastbaren Warenbestand (zum Beispiel Inventurdaten oder Einlistungsdatum des Produktes) aus und betrachtet Wareneingänge und Warenverkäufe bis hin zum aktuellen Kontrolltag.

Rechnung: Anfangsbestand + Zukäufe = Abverkäufe + aktueller Lagerbestand

Idealerweise geht diese Rechnung zu 0 auf.

Die Praxis zeigt, dass es durchaus Schwund durch Verderb, Umfüllverluste, Fehlbuchungen etc. gibt. Daher sollte unter dem Strich immer mehr Bio-Produkt auf der Eingangsseite, als auf der Ausgangsseite stehen.

Zusätzlich prüft die Auditorin oder der Auditor den Lagerbestand und lässt sich die Einkaufsbelege, sowie gegebenenfalls Verkaufsbelege der Ware zeigen.