Welche Dokumente sind erforderlich?

Die Menge der zugekauften Bio-Produkte oder -rohstoffe muss zur Vermarktungsmenge der Bio-Produkte oder Bio-Rohstoffe passen. Das soll anhand der betrieblichen Aufzeichnungen nachvollziehbar sein. Dazu sind folgende Belege bereit zu halten:

• Lieferscheine und Rechnungen: Der Wareneingang sowie der -ausgang sind mit Lieferscheinen und Rechnungen zu dokumentieren.
• Kundenliste: Sofern es sich nicht um Endverbraucherinnen und Endverbraucher handelt, müssen aus den Verkaufsaufzeichnungen die Kundinnen und Kunden hervorgehen.
• Das Lagerbuch soll Aufzeichnungen über die Art und die Mengen der in den Betriebsstätten gelagerten ökologischen Erzeugnisse einschließlich Wareneingangsprüfung enthalten.
• Rückstandsanalysen: Die Ergebnisse von Rückstandsanalysen gehören ebenfalls zur betrieblichen Dokumentation.
• Mengenflussnachweise: Belege für Wareneingang, eventuell Zwischenlagerung und Warenausgang.
• Bio-Zertifikate der Lieferanten: Für alle Lieferanten und Abnehmer muss nachgewiesen werden, dass sie über ein gültiges Bio-Zertifikat verfügen. Da sich die Zertifikate ändern können, müssen sie regelmäßig zum Beispiel über die Online-Datenbank der Konferenz der Kontrollstellen (KdK) oder auch die  internationale Datenbank von bioc.info geprüft werden.
• Produktbezogener Hinweis über Bio-Qualität: Die Bescheinigung des Lieferanten ist keine Garantie, dass ausnahmslos Bio-Ware geliefert wird. Notwendig ist zusätzlich ein produktbezogener Bio-Hinweis auf Lieferschein und Rechnung. Die gelieferten Bio-Produkte sollten auf allen zugehörigen Dokumenten (zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Frachtpapiere) als Öko-Ware ausgewiesen sein. Wird die Ware in geschlossenen Gebinden (zum Beispiel Kartons) transportiert, sollten diese mit Namen und Anschrift des Lieferanten, der Produktbezeichnung mit Öko-Hinweis und der Code-Nummer der Öko-Kontrollstelle des Lieferanten versehen sein.
• Für Importunternehmen: Kopien der Vermarktungsermächtigungen bei Drittlandsimporten.
• Verzeichnis der Lagerhalter

Konventionell und Bio – nachvollziehbar getrennt?

Bei der parallelen Vermarktung von biologischen und konventionellen Produkten sind grundsätzlich folgende Anforderungen zu prüfen:

• Jede Vermischung oder Verunreinigung, auch mit unzulässigen Betriebsmitteln wie zum Beispiel Lagerschutzmitteln, ist auszuschließen. In der Regel sind die Öko-Chargen die ersten nach der Reinigung der Anlagen.
• Zeitlich oder räumlich getrennte Lagerung und Verarbeitung ist erforderlich. Für die Lagerung benötigen Sie keinen eigenen Lagerraum. Wichtig ist, dass sowohl Bio-Rohware als auch Bio-Fertigprodukte jederzeit eindeutig zu identifizieren sind.
• Eine eindeutige Kennzeichnung der Produkte ist jederzeit notwendig, um ein Vertauschen zu vermeiden.

Nachfolgende Inspektionen

Die Dauer der Inspektion hängt stark von der Vorarbeit der Betriebsleitung und der Komplexität des Betriebes ab. Sie kann von einem halben bis zu zwei Tagen dauern. Eine sorgfältige Buchhaltung kann die Inspektionszeit verkürzen und damit die Kontrollkosten verringern. Die Audits stützen sich im Wesentlichen auf drei Elemente:

• Betriebsbegehung mit dem Kontrollschwerpunkt auf der Umsetzung der vorher beschlossenen Maßnahmen,
• Prüfung der Buchführung und Nachvollziehbarkeit der Warenströme,
• fertige Produkte im Verkauf mit Etikettierung und Kennzeichnung.

Die Inspektion wird dokumentiert und anschließend von Kontrolleurin oder Kontrolleur sowie Betriebsleitung mit Unterschrift bestätigt.

Bei der jährlichen Kontrolle werden die Warenflüsse geprüft, außerdem Veränderungen seit der vorherigen Kontrolle. Diese Folgeaudits können angekündigt oder unangekündigt stattfinden. Die Häufigkeit richtet sich in der Regel nach der Risikoklasse, in die die Kontrollstelle das Unternehmen eingestuft hat.