Die EU-Öko-Verordnungen verlangen von Bio-Unternehmen eine dokumentierte Prüfung der Wareneingangsunterlagen und der gelieferten Bio-Rohstoffe. Diese Prüfdokumente müssen für die Biokontrolle griffbereit vorliegen. Dazu gehören auch gültige Bio-Zertifikate der Lieferanten. Zudem muss nachvollziehbar sein, wie mit während der Wareneingangskontrolle festgestellten Abweichungen umgegangen wurde.
Rezepturen und Etiketten
In den Betriebsunterlagen sollten die aktuell verwendeten Rezepturen und die dazugehörigen Etiketten deutlich von veralteten Versionen getrennt sein.
Dokumentation Rohstoffverbrauch und Produktionsmengen
Ein zentraler Punkt der Biokontrolle ist der Abgleich des Verbrauchs von Rohstoffen mit den daraus hergestellten Artikeln. Hierzu müssen alle Zahlen zu verbrauchten Rohstoffen, Produktionsmengen, Verkaufsmengen, aktuellen Lagerbeständen und Inventuren seit der Vorjahreskontrolle in übersichtlicher Form abrufbar sein.
Reinigungsdokumentation
Eine wesentliche Maßnahme zum Schutz von Bio-Lebensmitteln vor nicht erlaubten Stoffen oder einer Vermischung mit konventionellen Lebensmitteln ist die Reinigung von Lager- und Produktionsstätten. Die zu prüfenden Reinigungsnachweise müssen belegen, dass die Reinigungen immer vor einer Einlagerung von Bio-Waren und vor Beginn einer Bio-Produktion stattfanden. Außerdem muss der Erfolg der Reinigung dokumentiert sein.
Dokumentation Schädlingsbekämpfung
Protokolle über Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen und dabei eingesetzte Methoden sollten in chronologischer Reihenfolge vorliegen. Werden diese online über ein beauftragtes Schädlingsbekämpfungsunternehmen archiviert, muss am Kontrolltag ein Zugang zu der Datenbank möglich sein.
Schadstoffanalysen
Liegen dem Unternehmen zum Beispiel Pestizidanalysen zu seinen Bio-Rohstoffen und Bio-Artikeln vor, müssen auch diese für die Biokontrolle bereitliegen. Dazu gehört gegebenenfalls eine Übersicht der eingeleiteten Maßnahmen um Abweichungen zu beseitigen.
Reklamationserfassung
Kundenreklamationen sollten nach Eingangsdatum und Reklamationsgrund geordnet sein. Wichtig ist auch die Dokumentation der Maßnahmen zur Behebung der Reklamationen.
Werden alle Kontrollvorbereitungen beherzigt, wirkt sich das nicht nur positiv auf die Kontrollatmosphäre aus, sondern die einfachere und schnellere Durchführung verringert am Ende auch die Kosten der Biokontrolle.