Bio-Zertifizierung im Verabeitungsunternehmen: Ablauf und Vorbereitung
Bio-Zertifizierung im verarbeitenden Unternehmen: Ablauf und Vorbereitung
Während der Vor-Ort-Kontrolle wird in einem gemeinsamen Betriebsrundgang festgestellt, ob die Angaben in der Betriebsbeschreibung zutreffend sind. Foto: Ecocert
Das Bio-Zertifikat ist die Voraussetzung für die Vermarktung von Lebensmitteln mit einem Bio-Hinweis. Staatlich zugelassene, private Kontrollstellen führen dazu regelmäßige Kontrollen in den Unternehmen durch. Worum geht es in dieser Prüfung? Wie läuft eine Bio-Kontrolle ab? Wie können Sie sich vorbereiten?
Die Bio-Kontrollstelle führt durch den Zertifizierungsprozess
Jedes Unternehmen, das Bio-Lebensmittel herstellt, muss sich von einer anerkannten Bio-Kontrollstelle kontrollieren und zertifizieren lassen. Dabei wird geprüft, ob ein Unternehmen die Anforderungen der EU-Öko-Verordnung erfüllt. Die Tätigkeiten aller Kontrollstellen basiert auf gesetzlichen Grundlagen und wird von staatlichen Stellen überwacht. So ist sichergestellt, dass alle Kontrollstellen die gleichen Vorgaben erfüllen und der Zertifizierungsprozess nach den gleichen Regeln durchgeführt wird. Ein Kontrollvertrag, den Sie mit der von Ihnen ausgewählten Kontrollstelle abschließen, regelt weitere Details der zukünftigen Zusammenarbeit.
Tipp 1: Die richtige Bio-Kontrollstelle finden Die einzelnen Kontrollstellen haben unterschiedliche Ansätze und Leistungsangebote sowie Kostensätze. Dem Unternehmen steht es frei, sich von mehreren Kontrollstellen ein Angebot unterbreiten zu lassen. Der Kostenfaktor sollte aber nicht das alleinige Kriterium für die Wahl einer Kontrollstelle entscheidend sein. Vielmehr sollte sich das Unternehmen den Partner aussuchen, bei dem es sich am besten betreut fühlt.
Ablauf einer Bio-Kontrolle
Die durch einen abgeschlossenen Kontrollvertrag zuständige Kontrollstelle ist dazu verpflichtet, mindesten einmal im Jahr eine Bio-Kontrolle im betreffenden Betrieb durchzuführen. Dieser Termin wird in der Regel durch die Kontrollstelle angekündigt; es besteht aber auch die Möglichkeit, dass ein Auditor oder eine Auditorin unangekündigt vorbeikommt.
Diese Kontrolle besteht in der Regel aus folgenden Elementen:
Eingangsbesprechung und Strukturierung des Ablaufes
Besprechung der Betriebsbeschreibung; gegebenenfalls Aufnahme von Änderungen
Durchsprechen der Abläufe
Sichtung der Lieferantenliste und der aktuellen Bescheinigungen
Kontrolle der Rückverfolgbarkeit und Erstellung einer Massenbilanz
Zeit für den Auditor für die Berichtserstellung
Abschlussbesprechung
In der Eingangsbesprechung wird der Ablauf der Kontrolle geklärt, zum Beispiel ob bestimmte Personen nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit im Unternehmen sind, zu welchem Zeitpunkt ein Produktionsrundgang stattfinden kann, wie aufwendig sich das Erstellen einer Massenbilanz und einer Rückverfolgbarkeitsprüfung darstellt. Daran orientierend wird das weitere Auditvorgehen festgelegt.
Dann erfolgt die Durchführung der Kontrolle, bei der die Dokumentation des Unternehmens gesichtet und ein Betriebsrundgang vorgenommen wird. Bei verarbeitenden Unternehmen liegt ein besonderes Augenmerk auf der Trennung von Bio-Produkten und konventionellen Produkten während der Verarbeitung.
Ein weiteres Kernstück der Kontrolle ist die Erhebung einer Massenbilanz. Hier werden die eingekauften und verarbeiteten Rohwaren den produzierten und verkauften Produkten gegenübergestellt.
Abschließend verfasst der Auditor oder die Auditorin einen Bericht. Wenn Abweichungen festgestellt wurden, so werden diese in dem Bericht aufgelistet. Es werden Korrekturmaßnahmen für die Behebung der Abweichung definiert und Fristen festgelegt, bis wann die Abweichung behoben sein sollte. Die einzelnen Punkte werden im Abschlussgespräch der Kontrolle erläutert.
Der Bericht geht an das Büro der Kontrollstelle und wird dort von einer weiteren fachlich ausgebildeten Person nach dem 4-Augen-Prinzip gegengelesen. Nach abgeschlossener Prüfung bzw. nach Einreichung von Belegen für die durchgeführten Korrekturmaßnahmen oder der Durchführung von erforderlichen Nachkontrollen, wird ein neues Bio-Zertifikat ausgestellt.
Eine Erstkontrolle im Betrieb läuft ähnlich ab. Da der Betrieb seine Bio-Aktivität erst aufnimmt, liegt der Schwerpunkt auf der Aufnahme der Unternehmensdaten, der Betriebsbeschreibung und den Verfahrensbeschreibungen, wie das Unternehmen die Anforderungen der EU-Öko-Verordnungen umsetzen wird. In der Regel wird noch keine Massenbilanz berechnet werden können, aber die Voraussetzungen, um in künftigen Kontrollen ein entsprechende Berechnung durchführen zu können, werden besprochen.
Zusätzlich zu den umfassenden Jahreskontrollen sind die Kontrollstellen dazu verpflichtet, unangekündigte Stichprobenkontrollen durchzuführen. Diese sind in der Regel wesentlich kürzer und greifen einzelne Punkte aus der EU-Öko-Verordnung auf.
Tipp 2: Vor-Ort-Kontrolltermin gut vorbereiten Zur direkten Kontrollvorbereitung lohnt sich ein Blick in das von der jeweiligen Öko-Kontrollstelle spätestens mit der Terminankündigung übermittelte Informationsmaterial. Die darin aufgeführten Unterlagen sollten für den Kontrolltag geordnet und möglichst zentral bereitgehalten werden. Sind Dokumente aus organisatorischen Gründen nur an verschiedenen Orten im Unternehmen verfügbar, sollten sie auch dort ohne langes Suchen vorgelegt werden können. Werden alle Kontrollvorbereitungen beherzigt, wirkt sich das nicht nur positiv auf die Kontrollatmosphäre aus, sondern die einfachere und schnellere Durchführung verringert am Ende auch die Kosten der Biokontrolle.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Die Kontrollstellen pflegen für jedes bei ihnen angemeldete Unternehmen eine Akte, welche auf Anforderung auch an die zuständige Landebehörde weitergegeben wird.
Diese Akte enthält in der Regel folgende Informationen:
Eine Beschreibung des Unternehmens (das Format wird durch die Kontrollstelle bereitgestellt)
Den Nachweis der Rechtsform (je nach Art des Unternehmens: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Gesellschaftervertrag, etc.)
Ein Lageplan des Unternehmens (Büro, Produktion, Lager)
Übersicht über alle zum Unternehmen gehörenden Betriebsstätten
Übersicht über Subunternehmer (z.B. Lohnlager)
Eine aktuelle Sortimentsliste; aus welcher eindeutig ersichtlich ist, welche Produkte biologisch / ökologisch erzeugt sind welche nicht
aktuelle Lieferantenliste
Die Vorsorgemaßnahmen des Unternehmens zur Vermeidung von Vermischung mit unzulässigen Erzeugnissen und die Ermittlung der sogenannten Bio-Kritischen-Kontrollpunkte
Tipp 3: Dokumente aktuell halten Der Aufwand der Kontrolle verringert sich deutlich, wenn alle für die Kontrolle notwendigen Unterlagen auf dem aktuellen Stand gehalten und in übersichtlicher Art archiviert werden. Über wesentliche Änderungen in der Betriebsbeschreibung muss die Öko-Kontrollstelle immer umgehend informiert werden. Weniger bedeutende Änderungen kann das Unternehmen dann während der Biokontrolle mitteilen. Hierzu zählen unter anderem folgende Listen aus dem Anhang der Betriebsbeschreibung: Lieferantenliste, Kundenliste, Rohstoffliste, Artikelliste.
Was ist die Betriebsbeschreibung?
Die Betriebsbeschreibung des Unternehmens ist eine wichtige Grundlage im Bio-Kontrollverfahren. Sie enthält alle wesentliche Informationen über das Unternehmen wie beispielsweise Anschrift, Rechtsform, Ansprechpartner für die Bio-Kontrollstelle, Angaben zur Unternehmensstruktur, den Abläufen im Unternehmen dem Produktportfolio und den Maßnahmen zur Einhaltung der EU-Rechtsvorschriften für ökologische Lebensmittel. Wenn ein produzierendes Unternehmen seine Ware bei einem anderen Unternehmen einlagert oder ein anderes Unternehmen mit der Produktion beauftragt, dann vergibt es Tätigkeiten an Dritte, so genannte Subunternehmer. Diese unterliegen ebenfalls der Bio-Kontrolle und müssen in der Betriebsbeschreibung erfasst werden.
In der Regel stellen die Kontrollstellen den von ihnen betreuten Unternehmen eine entsprechende Vorlage zur Verfügung, mit deren Hilfe die Unternehmen alle notwendigen Informationen zusammentragen und mit weiteren Dokumenten ergänzen können.
Um bereits bei der Erstkontrolle Zeit zu sparen, sollte dieses Dokument vom Unternehmen vorbereitet werden. Es wird dann mit dem Auditor oder der Auditorin bei der Erstkontrolle detailliert durchgegangen. Offene Punkte können im Gespräch geklärt und ergänzt werden.
Die Aktualisierung und Pflege des Dokumentes obliegt den Unternehmen. Diese sind dazu verpflichtet wesentliche Änderungen im Unternehmen in der Betriebsbeschreibung zu aktualisieren und umgehend an die Kontrollstelle mitzuteilen. Dazu zählen beispielsweise
Änderungen der Kontaktdaten
Inbetriebnahme eines neuen Betriebsstandorts
Beauftragung von weiteren Subunternehmen
Personelle Änderungen in der Unternehmensführung oder die Änderung des Ansprechpartners für die Kontrollstelle
Was ist ein Vorsorgekonzept und der Plan für die kritischen Kontrollpunkte (BKKP)?
Unternehmen, die Bio-Produkte verarbeiten, müssen ein Vorsorgekonzept ausarbeiten. Hier werden die einzelnen Schritte im Unternehmen von der Warenbeschaffung, über die Warenannahme, die Produktion und Lagerung bis hin zum Warenausgang. Es wird ermittelt, ob es in den einzelnen Schritten Risiken für die Bio-Integrität der Ware gibt. Das könnte zum Beispiel eine Vermischung mit einem konventionellen Erzeugnis sein oder die Belastung durch Stoffe, die in der Bio-Verordnung nicht zugelassen sind. Falls Risiken ermittelt werden, müssen vom Unternehmen sog. Vorsorgemaßnahmen festgelegt und umgesetzt werden, um das Risiko zu eliminieren oder zumindest auf ein annehmbares Maß zu reduzieren.
Im Rahmen der Bio-Kontrolle werden die Angaben zum Vorsorgekonzept und der Plan für die kritischen Kontrollpunkte (BKKP) auf Plausibilität hin geprüft.
Tipp 4: Mitarbeitende einbinden Das Unternehmen hat im Rahmen seines Vorsorgekonzeptes Bio kritische Kontrollpunkte ermittelt und Lenkungsmaßnahmen, sowie deren Umsetzung und Dokumentation beschrieben. Dieses Vorsorgekonzept ist allen Mitarbeitenden im Unternehmen bekannt, damit diese im Rahmen ihrer täglichen Arbeitsabläufe zur Umsetzung beitragen. Die Dokumentation ist derartig gestaltet, dass sie mühelos in die täglichen Arbeitsabläufe integriert ist und daher kontinuierlich geführt wird. Den Mitarbeitenden, die mit der Vorbereitung und Durchführung der Bio-Kontrolle betraut sind, sollte zudem ausreichend Zeit für die damit verbundenen Aufgaben zur Verfügung stehen. Und das nicht erst kurz vor dem Kontrolltermin. Über den Termin sollten alle für die Prüfung erforderlichen Mitarbeitenden rechtzeitig informiert werden. Nur so ist sicher, dass sie für Auskünfte zur Verfügung stehen oder eine gleichwertige Vertretung organisieren können. Wenn die Mitarbeitenden am Kontrolltag nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden, trägt dies zu einem reibungslosen Ablauf der Kontrolle bei.
Wie funktioniert die Massenbilanzerstellung?
Zentrales Element jeder Bio-Kontrolle ist die Massenbilanzerstellung. Man muss exemplarisch an einem oder mehreren Produkten belegen, dass für die verkaufte bzw. produzierte Bio-Ware ausreichend Bio-Rohstoffe zur Verfügung gestanden haben.
An welchen Produkten dies belegt wird, wählt der Auditor oder die Auditorin bei der Kontrolle aus. In der Regel geht man von der letzten Bio-Kontrolle oder vom letzten belastbaren Warenbestand (zum Beispiel Inventurdaten oder Einlistungsdatum des Produktes) aus und betrachtet Wareneingänge, Verbräuche, Lagerbestände und Warenverkäufe bis hin zum aktuellen Kontrolltag.
Idealerweise geht diese Rechnung zu Null auf. Die Praxis zeigt allerdings, dass es auch Schwund durch Verderb, Produktionsverluste, Fehlbuchungen etc. geben kann. Gerade bei produzierenden Unternehmen kann sich die Massenbilanzerstellung sehr komplex gestalten, da Rohstoffe in mehreren Rezepturen zum Einsatz kommen und gegebenenfalls mehrere Prozessschritte, Zwischenprodukte und Umrechnungsfaktoren mit berücksichtigt werden müssen. Unterm Strich sollte immer mehr Bio-Produkt auf der Eingangsseite, als auf der Ausgangsseite stehen. Dabei müssen große Überdeckungen aber nachvollziehbar erklärt werden können.
Zusätzlich prüft der Auditor oder die Auditorin den Lagerbestand und lässt sich die Einkaufsbelege, sowie gegebenenfalls Verkaufsbelege der Ware zeigen.
Tipp 5: Die Bio-Kontrolle als Chance verstehen Natürlich ist eine Kontrollsituation mit Anspannung verbunden. Deswegen sind ein kooperatives und transparentes Zusammenarbeiten und ein freundlicher Umgangston auf beiden Seiten wichtig. Es ist die Aufgabe der Auditorin oder des Auditors zu prüfen, ob das jeweilige Unternehmen die Anforderungen der EU-Öko-Verordnung erfüllt. Sollten Abweichungen festgestellt werden, so ist das für die Unternehmen immer auch eine Chance zur Verbesserung der eigenen Abläufe.
FAQ: Gut vorbereitet für eine erfolgreiche Zertifizierung
Ausgefüllte Betriebsbeschreibung
Vorsorgekonzept mit Bio-Kritischen-Kontrollpunkten
Nachweis der Rechtsform
Grundrisspläne vom Unternehmen
Übersicht über zugehörige Betriebsstätten
Übersicht über Subunternehmer z.B. Lohnlager
Organigramm der verantwortlichen Mitarbeitenden
Aktuelle Sortimentsliste, mit eindeutiger Kennzeichnung von Bio-Produkten
Aktuelle Lieferantenliste
Rohstoffliste
Belege für Wareneingang, evtl. Zwischenlagerung und Warenausgang (Lieferscheine und Rechnungen, Prüfdokumente für die Wareneingangskontrolle)
Kundenliste
Fließdiagramm und Mengenflussnachweise
Aktuelle Rezepturen und Etiketten der Bio-Waren
Reinigungsdokumentation
Dokumentation Schädlingsbekämpfung
Analysen auf Rückstände oder Kontaminanten
Reklamationserfassung
Dokumentation der Bio-Kritischen-Kontrollpunkte im Vorsorgekonzept
Getrennte Lagerung mit Kennzeichnung "Bio"
Zeitlich oder räumlich getrennte Produktion
Eindeutige Kennzeichnung der Fertig- oder Halbfertigprodukte vom Lager über den Transport bis hin zum Verkauf
Es muss nicht zwingend ein Regal oder ein gesamter Bereich nur für Bio- Produkte ausgewiesen werden. Eine geschlossene Verpackung mit eindeutiger Kennzeichnung kann durchaus als deutliche Trennung angesehen werden. Am besten wird die Ware im Original gekennzeichneten Gebinde gelagert. Wenn aus Vorratsschutzgründen die Ware umgefüllt wird, dann sollten die Lagereinheiten sauber nachvollziehbar beschriftet sein und idealerweise die Originaletiketten aufgehoben werden; also mindestens Produktname und MHD; manchmal ist auch noch die Charge und der Lieferant, sowie die Angabe des Ursprungs sinnvoll.
Die Dauer der Kontrolle hängt stark von der Vorarbeit und der Komplexität des Betriebes ab. Eine sorgfältige Dokumentation kann insbesondere in kleineren Betrieben zu einer Verkürzung der Kontrollzeit und somit einer Reduzierung der Kontrollkosten beitragen.
Alle Lieferanten, von denen ein produzierendes Unternehmen Bio-Rohstoffe bezieht, müssen Bio zertifiziert sein.
Idealerweise prüft man vor dem Einkauf ab, ob der Lieferant ein gültiges Bio-Zertifikat hat.
Für deutsche Unternehmen bietet sich folgende Datenbank an: www.oeko-kontrollstellen.de. Seit dem 01.01.2023 müssen alle neu erstellten Bio-Zertifikate auf der TRACES-Platform der EU-Kommission veröffentlicht werden.
Falls man in den Datenbanken nicht fündig wird, kann man die Bio-Zertifizierung auch bei den Unternehmen direkt anfordern, bzw. bieten viele Unternehmen diese zum Download auf ihrer Webseite an.
Für die Bio-Kontrolle wird eine aktuelle Lieferantenübersicht benötigt, welche idealerweise folgende Informationen enthält:
Name des Lieferanten, ggf. auch Anschrift des Lieferanten
Bezogene Produkte (gerne auch in grober Übersicht wie Hülsenfrüchte, Teigwaren, etc.)
Bio Kontrollstelle des Lieferanten
und als Beleg für die Kontrolle der Zertifikate das Ablaufdatum des jeweiligen Bio Zertifikates des Lieferanten
Bei der Kontrolle sollten von allen Lieferanten die jeweils zum Zeitpunkt des Einkaufs gültige Bio-Zertifikate vorgehalten werden. Die Zertifikate können entweder in Papierform oder elektronisch vorgelegt werden. Es empfiehlt sich die abgelaufenen Zertifikate nicht einfach zu löschen oder wegzuwerfen, sondern so lange aufzuheben, bis die Ware, die zum Gültigkeitszeitpunkt der Bescheinigung gekauft wurde, verbraucht ist.
Die EU-Öko-Verordnungen verlangen von Bio-Unternehmen eine dokumentierte Prüfung der Wareneingangsunterlagen und der gelieferten Bio-Rohstoffe.
Bei Wareneingang sollten folgende Punkte an der Ware selbst geprüft werden:
Stimmt die Menge
Sind die ankommenden Gebinde unversehrt/ unbeschädigt
Befindet sich der Hinweis „Bio“ am Produkt
Ist ein Bio-Kontrollstellencode an der Ware
Steht ein Ursprungsland auf der Ware
Gibt es eine Chargennummer? (eine eigene Chargennummer ist optional)
Befindet sich ein MHD an der Ware?
Bei Großgebinden ist es nicht erforderlich, dass das EU-Bio-Logo verwendet wird. Des Weiteren können Angaben auch nur auf dem Warenbegleitpapier gemacht werden, sofern sich das Begleitpapier der angelieferten Ware eindeutig zuordnen lässt.
Auf den Lieferpapieren / Rechnungen sollten folgende Angaben vorhanden sein:
Anschrift des Lieferanten
Bio-Hinweis bei der Artikelbezeichnung
Kontrollstellencode des Lieferanten
Die Durchführung der Wareneingangskontrolle muss laut Verordnung dokumentiert werden. Dafür bieten sich folgende Möglichkeiten an:
Ein Wareneingangsprotokoll, auf dem die Kontrollpunkte als Checkliste abgebildet sind, abgehakt werden und von der verantwortlichen Person unterschrieben werden
oder
eine Arbeitsanweisung, in welcher die Vorgehensweise erläutert wird, schult die Mitarbeitenden oder macht einen Aushang. Dann reicht ein entsprechender Vermerk oder ein Stempel auf dem Lieferschein in Kombination mit der Unterschrift der verantwortlichen Person
Bei der Kontrolle sollte die Dokumentation der Wareneingangsprüfungen vollständig vorgelegt werden können. Bei der 2. Variante muss, falls die Rechnung zugleich ein Lieferschein ist, eine Kopie erstellt werden, bevor die Rechnung mit der Wareneingangskontrolldokumentation in der Buchhaltung verschwindet.
Dazu gehören auch gültige Bio-Zertifikate der Lieferanten. Zudem muss nachvollziehbar sein, wie mit während der Wareneingangskontrolle festgestellten Abweichungen umgegangen wurde.
Mit der Vermarktung von Öko-Produkten kann begonnen werden, wenn das Unternehmen nach der ersten Vor-Ort-Kontrolle das Auswertungsschreiben der Kontrollstelle mit der Bescheinigung (Bio-Zertifikat) erhalten hat.
Der Betrieb erhält nach der Auswertung der Ergebnisse aus der Vor-Ort-Kontrolle einen Prüfbericht. Bei etwaigen Mängeln werden Auflagen oder Hinweise erteilt, die vom Unternehmen innerhalb einer bestimmten Frist umzusetzen sind.
Treten in einem Unternehmen schwerwiegende Mängel auf, wird dem Betrieb die Erlaubnis entzogen, Waren mit Öko-Auszeichnung herzustellen und zu vertreiben. Auch können einzelne Partien "aberkannt" werden, diese Erzeugnisse dürfen nur noch konventionell gehandelt werden, jegliche Hinweise auf den ökologischen Landbau sind zu entfernen. Mängel die zu einer Aberkennung führen, können beispielsweise die Verarbeitung von nicht zugelassenen konventionellen Erzeugnissen in Bio-Produkten, eine unzureichende Trennung von konventioneller Ware und Bio-Ware im Betrieb oder Einkauf von Rohstoffen von einem nicht biozertifizierten Lieferanten sein.
Die Kontrollstellen sind berechtigt – und auch verpflichtet – zu den normalen Öffnungszeiten der Unternehmen unangekündigte Kontrollen durchzuführen. Oft sind dies nur Stichproben, die einen Teilaspekt des Bio-Kontrollsystems abdecken, zum Beispiel die aktuellen Lieferantenbescheinigungen oder die Durchführung der Wareneingangskontrolle. Aber auch Jahreskontrollen können komplett unangekündigt durchgeführt werden.
Grundsätzlich gilt: Ruhe bewahren. Lassen Sie sich den Ausweis der Auditorin oder des Auditors zeigen, falls sie/er noch nicht bekannt ist und fragen Sie gegebenenfalls bei der Kontrollstelle nach, ob die Person für die Kontrollstelle arbeitet.
Natürlich weiß die Auditorin oder der Auditor, dass bei einer unangekündigten Kontrolle, die passende Ansprechperson eventuell nicht vor Ort ist. Es ist im Sinne des Unternehmens, die Kontrolle dennoch soweit realisierbar umzusetzen; gegebenenfalls müssen dann Belege nachgereicht werden oder es erfolgt eine Nachkontrolle zu einem späteren angekündigten Zeitpunkt.
Folgeaudits werden angekündigt und unangekündigt durchgeführt. Ihre Häufigkeit richtet sich nach der Risikoeinstufung des Betriebs durch die Kontrollstelle. Es wird geprüft, ob Ihr Unternehmen auch weiterhin die Vorschriften der EU-Rechtsvorschriften für den ökologischen Landbau erfüllt.
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