Um ein Veranstaltungszertifikat zu bekommen, muss sich das AHV-Unternehmen mindestens vier Wochen vor Beginn der Veranstaltung bei einer für den Bereich AHV zugelassenen Öko-Kontrollstelle seiner Wahl und der zuständigen Behörde des Bundeslandes melden.
Nachdem ein Vertrag mit der Öko-Kontrollstelle geschlossen wurde, stellt der AHV-Unternehmer oder die AHV-Unternehmerin der Öko-Kontrollstelle die geforderte Betriebsbeschreibung und eine Liste der geplanten Lieferanten- und Warenbezüge zur Verfügung. Für den Fall, dass er oder sie den Bio-Anteil mit dem Bio-AHV-Logo auszeichnen lassen möchte, ist zusätzlich eine Aufstellung des geldwerten Netto-Betrages der geplanten Lebensmittel im prozentualen Verhältnis zu den Bio-Lebensmitteln vorzulegen. Die Berechnung des Bio-Anteils ist im Falle eines Veranstaltungszertifikats nur auf den Warenbezug für die Veranstaltung bezogen. Der Unternehmer oder die Unternehmerin hat sicherzustellen, dass der tatsächliche Bio-Anteil jederzeit innerhalb der jeweiligen, ausgezeichneten Bio-AHV-Logo-Kategorie liegt.
Die Öko-Kontrollstelle prüft die eingereichten Unterlagen im Rahmen einer Verwaltungskontrolle aus dem Büro heraus. Sind die Unterlagen vollständig und werden die Voraussetzungen für die Bio-Kennzeichnung der Zutaten beziehungsweise für die Auszeichnung des Bio-Anteils erfüllt, so stellt die Öko-Kontrollstelle das passende Veranstaltungszertifikat aus.
Während der Veranstaltung kann die Öko-Kontrollstelle Kontrollen in der Betriebseinheit oder am Ort der Veranstaltung durchführen. Dabei überprüft die Öko-Kontrollstelle vor Ort, ob:
- die vorgelegten Dokumente der Realität entsprechen,
- die Bio-Zutaten korrekt gekennzeichnet wurden (zum Beispiel auf Speisekarte, Aufstellern oder Werbung)
- und, falls ein Bio-AHV-Logo (Bronze, Silber, Gold) eingesetzt wurde, ob der Bio-Anteil der Speisen der Auszeichnung entspricht.
Im Vergleich zur früheren Eventzertifizierung auf Grundlage der EU-Bio-Verordnung (EU) 2018/848 ist der Aufwand durch die Zertifizierung nach Bio-AHVV geringer geworden. Gegenstand der Kontrollen sind lediglich der mengenmäßige Abgleich zwischen Wareneinkauf und Warenverkauf sowie die korrekte Auslobung der Waren.
Die Dauer der Kontrolle richtet sich nach Größe und Komplexität des Betriebes. Für einen einfachen Betrieb mit guter Betriebsdokumentation dauert die Dokumentenkontrolle im Büro der Kontrollstelle circa eine Stunde und eine gegebenenfalls stattfindende Vor-Ort-Kontrolle nochmals circa eine Stunde.