Die Betriebsbeschreibung ist das zentrale Dokument, in welchem die Kerndaten des Unternehmens (Anschrift der Unternehmerin oder des Unternehmers, und Ansprechpartnerinnen und -partner für die Bio-Kontrollstelle, Bezeichnung der Betriebseinheiten) und die Beschreibung der Tätigkeiten der Betriebseinheiten eingetragen werden. Der Betrieb füllt das Dokument bereits vor dem Audit aus. Details werden im Audit gemeinsam durchgesprochen.
Anhand der Zutatenliste wird das Auditpersonal später gegenprüfen, ob in der Kennzeichnung auf Speisekarte etc. nur diese Bio-Zutaten und -Erzeugnisse zu finden sind. Eine Definition der Begriffe Zutaten und Erzeugnisse findet sich in § 2 Punkt 4.-7. der Bio-AHVV.
Die Dokumentation zur Berechnung des Bio-Anteils nutzt das Auditpersonal, um zu prüfen, ob es gerechtfertigt ist, dass der Betrieb mit einer Bronze-, Silber- oder Goldmedaille auf dem Zertifikat ausgezeichnet wird. Sind die monatlichen Berechnungen und der Prozentanteil der eingekauften Bio-Produkte nachvollziehbar? Zusätzlich werden die Rechnungen und Kaufbelege stichprobenartig eingesehen.
Bei den Aufzeichnungen für die Nutzung von Bio-Zutaten und Nicht-Bio-Zutaten (nach §11 Bio-AHVV) wird an Beispielen geprüft, ob das Vorgehen bei gleichzeitiger Lagerung von Zutaten in Bio- und Nicht-Bio-Qualität verglichen mit der Anzahl der ausgegebenen Speisen oder Getränke schlüssig ist. Bei der kompletten Umstellung einer Zutat auf Bio fällt dieser Schritt weg und die Kontrolle ist vereinfacht.
