TRACES – Kontrollbescheinigung beim Import

Um den Umgang mit TRACES zu erleichtern, hat die EU zwei Ebenen eingeführt. Die Produktivebene, auf welcher die tatsächlichen realen Kontrollbescheinigungen bearbeitet werden, sowie eine Trainingsebene, in welcher alle Beteiligten das System kennenlernen und Test-Kontrollbescheinigungen ausfüllen können. Alle am Import beteiligten Unternehmen müssen sich auf der Produktivebene registrieren. Nach der Registrierung werden sie durch die zuständigen Behörden validiert. Dies wirkt Betrug entgegen, da so nur Unternehmen auf einer Kontrollbescheinigung stehen können, welche sich nachweislich im Kontrollverfahren befinden. Erst nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung können die Unternehmen Kontrollbescheinigungen erstellen, beziehungsweise auf Kontrollbescheinigungen aufgeführt werden.

Für die Trainingsebene hat die EU bereits feststehende Zugangsdaten erstellt. Diese können bei der TRACES-Abteilung der EU-Kommission angefragt werden.

Die Kontrollbescheinigung wird auf Grundlage eines durch die Verordnung (EU) 2021/2306 vorgegebenen Musters mit Hilfe von TRACES erstellt. Die neue EU-Öko-Verordnung sieht langfristig nur noch eine elektronische Version der Kontrollbescheinigung vor. Dabei handelt es sich um eine digitale Kontrollbescheinigung, die mit einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen wurde. Ausgestellt wird die Kontrollbescheinigung von der Kontrollstelle oder Kontrollbehörde im Drittland, die den erzeugenden oder verarbeitenden Betrieb des Erzeugnisses oder, falls abweichend, das Unternehmen, der den letzten Arbeitsgang zur Aufbereitung ausführt, kontrolliert.

Neben den ausstellenden Kontrollstellen haben alle Import-Betriebe, erste Empfängerin oder Empfänger sowie Kontrollbehörden Zugang zu TRACES.

Nachdem die Kontrollbescheinigung im Drittland ausgestellt wurde, muss diese in Deutschland durch die zuständige Kontrollbehörde freigegeben werden. Zuständig ist immer die Behörde, in welchem Bundesland die Ware verzollt wird. Egal wo das Unternehmen sitzt.

Ist die Ware durch die Behörde freigegeben und in die EU eingeführt, führt die Erstempfängerin oder der Erstempfänger die Wareneingangskontrolle durch und signiert die Kontrollbescheinigung. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Bei einem rein digitalen Dokument benötigt die Erstempfängerin oder der Erstempfänger kein qualifiziertes elektronisches Siegel.

Änderungen durch die neue EU-Öko-Verordnung

Mit Einführung der neuen EU-Öko-Verordnung haben sich einige Dinge in TRACES, beziehungsweise der Ausstellung der Kontrollbescheinigung, geändert. Zukünftig müssen wesentlich mehr Begleitdokumente zu der Kontrollbescheinigung in TRACES hochgeladen werden. Dies betrifft Geschäfts- und Beförderungspapiere beispielsweise das Bill of Lading oder Airway Bill, die Rechnungen, eine Packliste oder auch den in Verordnung (EU) 2021/1698 Artikel 16, Absatz 5 vorgeschriebenen Reiseplan bei Importen loser Ware.

Importunternehmen sollten unbedingt darauf achten, dass spätestens bei Einfuhr in die EU alle Dokumente vollständig sind, da sich ansonsten die Freigabe durch die Kontrollbehörde verzögern wird. Es können jederzeit Dokumente zur Kontrollbescheinigung hinzugefügt werden, nachdem diese im Drittland ausgestellt wurde.

Das Format der Kontrollbescheinigung ändert sich kaum, es wurden jedoch einige Felder hinzugefügt, insbesondere aufgrund der möglichen Kontrolle an einer Grenzkontrollstelle. Ganz neu ist ein Feld für solche Unternehmen, die das Erzeugnis kaufen oder verkaufen, ohne es zu lagern oder physisch zu handhaben. Damit sollen auch solche Exportunternehmen abgebildet werden, die die Ware zwar verkaufen, aber nie damit in Kontakt treten.

Nachdem die Kontrollbescheinigung im Drittland ausgestellt wurde, kann das Importunternehmen einige Felder trotzdem bearbeiten, falls sich auf dem Transportweg Änderungen ergeben. Dabei handelt es sich um den Eingangsort in die EU (Feld 10), die oder den für die Sendung verantwortliche Unternehmerin oder verantwortlichen Unternehmer (Feld 19), die Importmeldung mit der Ankunftszeit (Feld 20) sowie den Ersten Empfänger (Feld 24).

Eine weitere Änderung ist, dass die Importmeldung zukünftig nicht mehr an die Kontrollstelle gehen muss, sondern in der Kontrollbescheinigung selbst eingetragen wird (Feld 20). Es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld, ohne das die Kontrollbescheinigung nicht ausgestellt werden kann. Da dieses Feld aber auch im Nachhinein durch das Importunternehmen bearbeitet werden kann, ist es kein Problem, wenn anfangs nur ein voraussichtliches Ankunftsdatum dort steht. Es kann dann im Laufe des Transportweges aktualisiert werden.