Bio ausschreiben – so geht’s!

Bio ausschreiben – so geht’s!

Der Entschluss ist gefasst: Ihre Kommune will in der Außer-Haus-Verpflegung mehr Bio-Lebensmittel einsetzen. Um einen passenden Dienstleister zu finden, braucht es nun ein gutes Vergabeverfahren. Aber wie lassen Sie Ihren Wunsch nach mehr Bio-Lebensmittel in die Ausschreibung einfließen? Fünf Schritte können Ihnen dabei helfen den passenden Dienstleister mit Bio-Angebot zu finden.

Die öffentliche Außer-Haus-Verpflegung (AHV) ist ein Großabnehmer von Lebensmitteln. Die Städte und Gemeinden besitzen damit ein hohes Potenzial zur nachhaltigen Gestaltung der Verpflegung. Deshalb sollte der Einsatz von Bio-Lebensmitteln durch die öffentliche Hand stets in Ausschreibungen verankert werden. Damit übernehmen Städte und Gemeinden Verantwortung für ein qualitativ hochwertiges Angebot in den kommunalen Einrichtungen. Die Verankerung von Bio-Lebensmitteln in Ausschreibungen ist aber auch ein Bekenntnis der Verwaltungsspitze zu einer nachhaltigen Verpflegung, die damit Teil einer umfassenden Nachhaltigkeitsstrategie sein kann. Wenn Sie Bio-Produkte im Vergabeverfahren berücksichtigen wollen, sind fünf Aufgabenschritte entscheidend.


Tipps zur Ausschreibung von Bio-Lebensmitteln

BioBitte-Experte Rainer Roehl erklärt, worauf es bei der Ausschreibung von Bio-Lebensmitteln ankommt.


Schritt 1: Vorbereitung, Analyse und Konzept

In der ersten Phase geht es darum Ziele zu definieren, den Markt zu analysieren und das Vorhaben in die umfassende Nachhaltigkeitsstrategie einzubetten. Die Strategieplanung sollte zunächst auf Leitungsebene erfolgen, damit Zuständigkeiten geklärt sind. Sinnvoll ist beispielsweise die Ernennung eines oder einer Beauftragten für die Verpflegung. Auch die Gründung eines neuen Gremiums mit den zentralen Personen für die Ausschreibung kann helfen, den gemeinsamen Austausch langfristig aufrechtzuerhalten.

Daneben müssen die Rahmenbedingungen analysiert werden, um die Bio-Strategie optimal auf die eigene Kommune abzustimmen. So sind örtliche Gegebenheiten, wie die Räume der öffentlichen Küche und die Bewirtung der Gäste, zu beachten. Auch die Zahl an erwarteten Gästen ist entscheidend, um die Bedürfnisse einer Kommune optimal im Vergabeverfahren zu integrieren. Die Frequenz der Verpflegung (z. B. nur ein Mittagsangebot) und an wie vielen Tagen in der Woche die Kantine öffnet oder das Cateringunternehmen liefert, spielt ebenfalls eine Rolle bei der Bedarfsbestimmung. Individuelle Qualitätskriterien, die die Bio-Verpflegung erfüllen soll, werden auch im Analyseschritt festgelegt. Individuelle Qualitätskriterien können beispielsweise sein, dass vor allem saisonale oder fair gehandelte Lebensmittel verwendet werden sollen.

Drei Merkmale eines guten Verpflegungskonzepts

  • Konsens aller Beteiligten zum Bewirtschaftungs- und Verpflegungssystem
  • Anforderungen und Rahmenbedingungen vor Ort werden berücksichtigt
  • Verpflegungsbereiche für den Bio-Einsatz wurden konkretisiert

Mit allen Informationen, die Sie in dieser Phase gesammelt haben, erarbeiten Sie das Verpflegungskonzept. Dieses ist Grundlage für die Leistungsbeschreibung der Ausschreibung. Der Auftragsgegenstand und die Leistungsbeschreibung sollten so eindeutig wie möglich ausgearbeitet werden. Das führt zu besseren Angeboten und hilft dabei, die beste Wahl zu treffen.

Schritt 2:  Auftragswert schätzen

Welchen finanziellen Rahmen hat die Ausschreibung? Diese Frage ist nicht nur für die Verantwortlichen in der Kommune wichtig, sondern auch für die Liefer- und Dienstleistungsunternehmen. Beim Auftragswert handelt es sich um die geschätzte Gesamtvergütung des Auftrags ohne Umsatzsteuer. Der Wert ist zudem wichtig für die Entscheidung, ob der Auftrag auch europaweit auszuschreiben ist. Um die Interessen von kleinen und mittelständischen Unternehmen zu berücksichtigen, bietet sich die Aufteilung in Lose an.

Rechtliche Vorgaben für Ausschreibungen

Damit Sie den Auftragswert realistisch einschätzen, sollten Sie zunächst den Markt umfassend sondieren. Dabei spielt ihr Bio-Konzept eine zentrale Rolle.

Downloads zum Thema

Wie binden Sie Bio-Lebensmittel in Ihr Vergabeverfahren ein? Mit den BioBitte-Infomaterialien erhalten Sie wichtige Informationen, worauf es dabei ankommt. So zeigt das Infoblatt kurz und übersichtlich den Prozess des Vergabeverfahrens in fünf Schritten auf. In der Präsentation finden Sie vertiefende Informationen und hilfreiche Beispielformulierungen, die Ihnen bei der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens helfen.

Schritt 3: Art der Leistung und des Vergabeverfahrens bestimmen

Neben der Bestimmung des Auftragswertes ist auch die Art der Vergabe wichtig für das gesamte Verfahren. Unterschieden wird dabei zwischen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen sowie Dienstleistungskonzessionen. Bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen zahlt der Auftraggeber für die Leistungserbringung ein Entgelt an den Auftragnehmer. Davon unterscheidet sich die Dienstleistungskonzession. Hier erhält der Auftragnehmer die Vergütung für seine Dienstleistung durch einen Dritten. Im Falle der AHV können das beispielsweise die Gäste sein, die ihre Mahlzeiten bezahlen.

Schwellenwerte für ein EU-weites Verfahren

Ab welchem Auftragswert muss ein EU-weites Vergabeverfahren eingesetzt werden? Im zweijährigen Rhythmus werden dazu Schwellenwerte angesetzt, zuletzt zum 1. Januar 2022:

Art der LeistungAktueller Schwellenwert
Lieferauftrag215.000 Euro/netto
Dienstleistungsauftrag215.000 Euro/netto
Dienstleistungskonzession5.382.000 Euro/netto

Schritt 4: Mindestkriterien festlegen

Sie haben für die AHV-Verpflegung gewisse Ansprüche, die Dienstleistungs- und Lieferunternehmen erfüllen sollten. Daher gehören auch Mindestkriterien in eine gute Ausschreibung. Diese zeigen, welche Leistungen durch die Angebotsnehmer mindestens erfüllt sein müssen. Die Mindestkriterien können sich zum Beispiel auf das Bewirtschaftungssystem (Bewirtung durch eigene Küche oder externe Cateringunternehmen) oder das Verpflegungssystem (z.B. Frisch- oder Mischküche, Warmverpflegung, Tiefkühlkost etc.) beziehen. Auch der Speiseplan kann eine Rolle spielen, beispielsweise wie oft Fleisch- und Fischgerichte vorgesehen sind. Vor allem kann aber die Qualität zu einem Mindestkriterium im Vergabeverfahren werden. So kann unter anderem festgelegt werden, dass die Lebensmittel aus ökologischer Erzeugung stammen müssen. Wenn Sie die Forderung nach Bio-Produkten zu einem Mindestkriterium Ihrer Ausschreibung machen möchten, sollten Sie eine Mindestquote für den Bio-Anteil mit angeben (z.B. 25 Prozent des Wareneinsatzes oder des Gesamtgewichts). Mindestquoten und Bio-Anteile können auch für einzelne Warengruppen angegeben werden. Das ist besonders bei geringeren Bio-Anteilen (bei etwa 10 bis 15 Prozent) sinnvoll. So kann der Bio-Anteil nicht nur durch eine Warengruppe erfüllt werden.

Bio-Lebensmittel in der Ausschreibung

Lebensmittel aus dem Öko-Landbau

"Lebensmittel der Warengruppe/n (z.B. Teigwaren oder Fleisch) stammen zu mindestens X Prozent (des monetären Wareneinsatzes/ des Gewichtes) bezogen auf den Gesamtwareneinsatz aus biologischer Produktion entsprechend der Verordnung (EU) 2018/848 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2018 über die ökologische/ biologische Produktion und die Kennzeichnung von ökologischen/ biologischen Erzeugnissen sowie zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 (gilt ab 1.1.2022)."

Zusatz zum Nachweis

"Die Einhaltung des Mindest-Bio-Anteils ist durch folgende Maßnahmen, die kumulativ erfüllt sein müssen, nachzuweisen: Der Auftragnehmer / Konzessionsnehmer muss Waren mit dem EU-Bio-Logo oder einer gleichwertigen Zertifizierung verwenden und der Auftragnehmer / Konzessionsnehmer muss entsprechende Nachweise, Herkunftsbescheinigungen, Rechnungen oder sonstige Belege zum Zwecke möglicher Kontrollen des Auftraggebers aufbewahren."

Tipp

Wenn absehbar ist, dass ein bestimmter Bio-Anteil nicht direkt umsetzbar scheint, kann auch eine stufenweise Steigerung des Bio-Anteils als Mindestkriterium angegeben werden. So steigt der Bio-Anteil von 10 Prozent im ersten Vertragsjahr im zweiten Vertragsjahr auf 20 und im dritten Jahr auf 30 Prozent.

Eine Einschränkung gibt es allerdings bei der häufig geforderten regionalen Herkunft von Produkten und Produzenten. Es ist von Gesetzes wegen unzulässig, diese aufgrund einer bestimmten Herkunft auszuwählen. Die Forderung nach saisonalen Lebensmitteln in jedoch möglich – und erhöht die Wahrscheinlichkeit für den Einsatz regionaler Produkte.


Interview: Wie schreiben die LWL-Kliniken Bio-Produkte aus?

Als Einrichtung des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe muss die LWL-Klinik in Münster selbst ihre Lebensmittellieferungen ausschreiben – auch wenn sie nicht unter kommunaler Trägerschaft ist. Im Video-Interview erklären der Kaufmännische Direktor Thomas Voß und der Küchenleiter Ralf Gremme, wie Sie bei der Ausschreibung vorgegangen sind.


Schritt 5: Angebote bewerten, Zuschlag erteilen, Vertrag abschließen

Nachdem alle Angebote eingegangen sind, müssen diese bewertet und ein "Sieger" gekürt werden. Um alle Angebote zielgerichtet zu prüfen, bietet sich eine Wertungsmatrix an. Diese zeigt übersichtlich die Stärken und Schwächen der Anbieter und kann auch nicht-monetäre Kriterien umfassen. Wenn der Zuschlag nicht nur aufgrund des günstigsten Preises vergeben wird, muss die Bewertungsmethode vor der Angebotsöffnung festgelegt werden. Die Bewertungsmethode zeigt, nach welchen Kriterien Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ermitteln. Eine Bio-Quote kann dabei nicht nur als Mindestkriterium, sondern auch als Zuschlagskriterium festgelegt werden.

Beispielhafte Bewertungsmatrix für Bio-Lebensmitteln als Zuschlagskriterium

WertungsstufeBeschreibung
1Das Speiseangebot enthält über die Mindestquote hinaus keine oder kaum Produkte aus ökologischer/ biologischer Produktion*. Indizien hierfür sind: (hier eigene Aufzählung ergänzen)
2Das Speiseangebot enthält über die Mindestquote hinaus teilweise Produkte aus ökologischer/ biologischer Produktion*. Indizien hierfür sind: (hier eigene Aufzählung ergänzen)
3Das Speiseangebot enthält über die Mindestquote hinaus überwiegend oder vollständig Produkte aus ökologischer/ biologischer Produktion*. Indizien hierfür sind: (hier eigene Aufzählung ergänzen)
*entsprechend der Verordnung (EU) 2018/848 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2018 über die ökologische/ biologische Produktion und die Kennzeichnung von ökologischen/ biologischen Erzeugnissen sowie zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 (gültig ab 1.1.2022).

Quelle: BioBitte – Präsentation Bio-Lebensmittel in der Ausschreibung und Vergabe von Außer-Haus-Verpflegung (AHV) Argumente und rechtliche Vorgaben I Vorgehen und Formulierungshilfen I Tipps und Hinweise; in Anlehnung an die Arbeitshilfe für Vergabestellen des Sächsischen Staatsministeriums für Energie, Klimaschutz, Umwelt und Landwirtschaft (SMEKUL) "Mehr Regio und Bio-Regio-Produkte in der Gemeinschafts-verpflegung in Sachsen"

Das Vergabeverfahren endet mit dem Vertragsabschluss. Es ist wichtig, dass Sie auch im Vertrag die Mindest- und Zuschlagskriterien aufgreifen. So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, falls die angebotenen Bio-Quoten nicht erfüllt werden.


Mehr dazu auf Oekolandbau.de:

Letzte Aktualisierung 06.12.2022

Nach oben
Nach oben