"Schon 2007 beschloss der Münchener Stadtrat einen Bio-Anteil von 50 Prozent für die Verpflegung in den städtischen Kitas. Daher war es zunächst notwendig, eine Bestandsaufnahme der damaligen Situation durchzuführen. Das Ergebnis: Der Bio-Anteil in den städtischen Kindergärten und Horten, die keine Krippenkinder versorgen, lag gemessen am monetären Warenwert nur bei etwa zehn bis zwanzig Prozent.
Die Stadt München merkte, dass sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Einrichtungen beim Thema Bio mehr "abholen" und besser informieren muss. Deshalb startete sie mit der "Bio-Offensive" eine Aufklärungskampagne, um die zentrale Frage zu beantworten: Was will die Stadt München eigentlich und was hat es mit dem Bio-Anteil in auf sich?
Das war jedoch nicht die einzige Hürde, denn nun waren die Kitas gut informiert, konnten die Ware aber nicht beziehen. Historisch hatte sich das cook-and-freeze-Verpflegungskonzept in München bewährt. Ende der 2000er Jahre war der Bio-Anteil bei den Tiefkühl-Anbietern für die benötigten cook-and-freeze-Produkte noch sehr gering und es bestand kein Anlass, das Sortiment auszuweiten. Wir haben dann festgestellt, dass unsere Anforderungen von den Anbietern dank unserer Ausschreibung und dem damit nachgefragten Volumen auch umgesetzt werden können. Die Ausschreibung bewirkte, dass die Anbieter einen deutlich höheren Bio-Anteil in ihrem Sortiment generieren mussten. Dass es sich um eine Win-Win-Situation handelte, stellte sich schnell heraus. Die Kitas hatten nun eine große Auswahl an Bio-Lebensmitteln, die sie nicht erst aufwändig suchen mussten. Das größere Bio-Sortiment der Tiefkühl-Anbieter erleichterte es den Kitas dann natürlich auch mehr Bio einzusetzen. Mittlerweile sind deutlich mehr als die Hälfte der eingesetzten Lebensmittel in städtischen Kitas aus ökologischer Erzeugung. Die Anbieter wiederum waren fortan auch für kommende Ausschreibungen gut aufgestellt und stellten fest: Andere Städte ziehen nach."
Schritt 2: Auftragswert schätzen
"Inzwischen arbeiten wir bei den Ausschreibungen in einem multidisziplinären Team zusammen. Daran sind neben der Fachberatung für Kitas beteiligt: die Rechtsabteilung, die Vergabestelle und das Controlling der Stadt München sowie Vertreter des Städtischen Trägers und der Schulen. Die Controlling-Abteilung schätzt das ungefähre Auftragsvolumen anhand der bisherigen Abrechnungsdaten. In München ergibt sich auf diesem Wege ein Auftragswert, der den gesetzlichen Schwellenwert von 214.000 Euro vielfach übersteigt und damit eine EU-weite Ausschreibung erforderlich macht. So sind derzeit neben Unternehmen aus der Nähe von München und anderen deutschen Regionen auch solche aus Österreich mit der Kita-Verpflegung vor Ort beauftragt.
Außerdem erteilt die Stadt ihre Aufträge über einzelne Lose. Die Anzahl der Lose wurde in den bisherigen Vergabeverfahren immer wieder angepasst, um eine sinnvolle Aufteilung der Aufträge zu gewährleisten. Inzwischen versorgt jeder Losnehmer in München durchschnittlich 50 bis 60 Kitas."