Lohnverarbeitung

Tätigkeiten im Produktionsprozess an Dienstleistungsunternehmen abzugeben, ist in der Bio-Branche seit jeher üblich. Dabei kann es sich um eine Lohnlagerung handeln, um die Auslagerung eines einzelnen Produktionsschrittes, aber auch um die komplette Herstellung des Produktes im Lohn.

Warum eine Tätigkeit außer Hand geben?

Eine Lohnverarbeitung oder Lohnlagerung bietet immer Vor- und Nachteile. Ob die Gründe dafür oder dagegen überwiegen, muss jedes Unternehmen für sich abwägen.

Gründe für eine Lohnverarbeitung

• Kapazitätsengpässe im eigenen Haus
• Mengen zu klein oder zu groß
• Fachliches Know-how und Kompetenz beim Dienstleister
• Produktion im eigenen Haus unwirtschaftlich
• Fehlende technische Einrichtung
• Zu risikoreiche eigene Investition notwendig
• Fehlendes Personal

Gründe gegen eine Lohnverarbeitung

• Verantwortung wird aus der Hand gegeben
• Abhängigkeit vom Dienstleister
• Fehler bei Dienstleister führen auch zu eigenem Schaden
• Produkthaftung wird komplizierter
• Zusätzliche Transportkosten
• Erhöhter Kommunikationsbedarf
• Keine Entwicklungsmöglichkeit für das eigene Personal in dem Themenbereich

Wenn man sich dazu entscheidet, eine Tätigkeit auszulagern ist es wichtig eine schriftliche Vereinbarung zu treffen, damit die Anforderungen, Erwartungen, aber auch Verantwortungsbereiche für beide Parteien eindeutig und verständlich festgehalten sind. Dies gilt insbesondere auch für die ökospezifischen Anforderungen.

Wie sind die rechtlichen Vorgaben?

Die EU-Öko-Verordnung regelt in Artikel 34, Absatz 3, dass ein Unternehmer, der eine seiner Tätigkeiten von einem Dritten ausüben lässt (= Erzeugung, Aufbereitung, Lagerung, Import oder Handel), dennoch der Pflicht unterliegt, sich dem Kontrollsystem zu unterstellen und seine Tätigkeiten an die Behörden zu melden. Zudem unterliegen die im Auftrag gegebenen Tätigkeiten ebenfalls der Kontrollpflicht.

Im Schadensfall greift in Deutschland das Produkthaftungsgesetz. Lagert ein Unternehmen die komplette Produktion aus, verkauft das Produkt aber unter eigenem Namen oder eigener Marke ohne das tatsächliche Herstellungsunternehmen anzugeben, so gilt es als "Quasi-Hersteller" und kann haftbar gemacht werden. Daher sollten sich Unternehmen ausführlich darüber informieren, wie die Produkthaftung im Schadensfall aussieht und dies bereits in der vertraglichen Vereinbarung mit dem Lohnunternehmen festhalten.

Das Kontrollsystem sieht hier zwei Möglichkeiten vor:

• Eigenständige Bio-Zertifizierung
  Es ist empfehlenswert ein lohnverarbeitendes Unternehmen zu suchen, das selbst bio-zertifiziert ist. Eine eigenständige Zertifizierung ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Dienstleister für mehrere Unternehmen ökologische Produkte lagert oder verarbeitet. In diesem Fall findet beim Lohnunternehmen eine eigenständige Bio-Kontrolle durch dessen Kontrollstelle statt und die Kontrollkosten werden auch von dem Unternehmen selbst getragen. Sitzt das Lohnunternehmen nicht in der EU, muss darauf geachtet werden, dass dieses von einer als gleichwertig anerkannten Kontrollstelle kontrolliert wird.
• Einbindung in das Kontrollverfahren des Auftraggebers
  Es gibt aber auch Fälle, in denen zum Beispiel aufgrund von regionaler Nähe oder besonderer Tätigkeit, ein Dienstleistungsunternehmen gewählt wird, das nicht selbst bio-zertifiziert ist. Dann besteht die Möglichkeit, dass die Ökokontrollstelle des Auftraggebers auch das Lohnunternehmen kontrolliert. Die Kontrolle findet je nach Risikoeinstufung alle ein bis drei Jahre statt. Die Kosten für diese Kontrolle trägt der Auftraggeber, er kann diese in Absprache aber natürlich an den Dienstleister weiterverrechnen.

Welche Dokumente sind für die Bio-Kontrolle notwendig?

Egal, ob das Lohnunternehmen eigenständig kontrolliert oder im Kontrollverfahren des Auftraggebers aufgenommen wird, es muss immer eine detaillierte Beschreibung des Lohnunternehmens und seiner Tätigkeiten vorgelegt werden. Ist das Dienstleistungsunternehmen nicht selbst bio-zertfiziert, ist zudem eine Bestätigung nötig, dass die Kontrollstelle des Auftraggebers beim Lohnunternehmen eine Kontrolle durchführen darf.

Weiterhin muss gewährleistet werden, dass eine Rückverfolgbarkeit der Ware und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben für die ökologische Produktion jederzeit gegeben sind.

Wenn Verbandsware an das Lohnunternehmen gegeben wird, müssen zusätzlich auch die jeweiligen Bio-Anbauverbände informiert werden. Diese haben häufig ebenfalls eigene Dokumente, welche in diesem Fall ausgefüllt werden müssen.

Möchte ein Unternehmen Produkte im Lohn von einem anderen Unternehmen verarbeiten lassen, sollten die folgenden Punkte geklärt werden:

• Überprüfen, ob das Lohnunternehmen schon eine eigene Bio-Zertifizierung hat,
• bei Lohnunternehmen außerhalb der EU überprüfen, ob diese von einer anerkannten Kontrollstelle kontrolliert werden,
• Verantwortlichkeiten eindeutig klären und in einem Vertrag festhalten,
• die eigene Öko-Kontrollstelle informieren und Dokumente zur Erfassung der Daten des Lohnunternehmers zusenden lassen,
• gegebenenfalls Zusatzvereinbarung/Vertrag mit der Kontrollstelle und dem Lohnunternehmen ausfüllen,
• Liste aller beauftragten Lohnunternehmen führen und bei der Bio-Kontrolle vorlegen,
• im Fall von Verbandsware den Bio-Verband informieren.